L'assemblée générale - Préparation - Convocation - (1ère partie)

L'assemblée générale de copropriété est un moyen d'expression unique pour décider de la gestion du patrimoine commun.  Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires (art. 17 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965). Son organisation et son déroulement obéissent à des règles et des formalités bien précises qu' édictent la loi de 1965 et son décret de 1967. Des sanctions sont prévues en cas de non-respect de ces règles.

L' assemblée annuelle obligatoire approuve les comptes de l'année écoulée, le budget prévisionnel, le quitus donné au syndic pour sa gestion. Il s'agit aussi d'élire le conseil syndical et le syndic. Des décisions sont prises concernant les contrats et les travaux, la vente de parties communes, la modification du règlement de copropriété, l'engagement de procédures judiciaires ...

Périodicité des réunions de l' Assemblée Générale ?

Dans tout syndicat de copropriété, il es tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires (art.7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Cette disposition est d'ordre public, on ne peut y déroger (art.43 de la loi du 10.07.1965) . Par ailleurs le règlement de copropriété peut  prévoir deux ou même plusieurs réunions par an, ses dispositions doivent alors être respectées.

Qui convoque l' Assemblée Générale ?

C'est le syndic qui a normalement le pouvoir de convoquer l' assemblée (art.7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967) . Mais ce pouvoir appartient également sous certaines conditions, au président du conseil syndical voire un copropriétaire habilité à cet effet. Dans les syndicat coopératifs, l'assemblée est convoquée par le président du conseil syndical qui assume en même temps les fonctions de syndic.

La convocation par une personne n'ayant pas la qualité pour le faire rend cette assemblée annulable (CA Paris 23e Ch. 2 juin 1988). Pour que la convocation soit valable, il faut que le syndic soit toujours en fonction au moment où elle est lancée.

Dans le cas où le syndic ne convoquerait pas l'assemblée, le président du conseil syndical après délibération du conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (c'est à dire 250 millièmes) (à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un nombre de voix inférieur) peuvent demander la convocation de l'assemblée (art. 8 du décret du 17 mars 1967) . La demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec avis de réception.

Sans réponse de la part du syndic dans un délai de huit jours, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer l'assemblée. Le président du C.S. doit préciser pour sa demande les questions qu'ils souhaitent voir inscrire à l'ordre du jour ainsi que la date de l'assemblée.

S'il n'existe pas de conseil syndical ou si son président ne fait pas le nécessaire, tout copropriétaire peut prendre l'initiative en adressant une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, soit au syndic, soit au président du conseil syndical. Sans réponse sous huit jours, il saisira en référé le tribunal de grande instance qui donnera l'autorisation de réunir l'assemblée (art.50 du décret du 17 mars 1967). Le président du tribunal de grande instance désignera un copropriétaire ou un mandataire de justice pour convoquer l'assemblée. La convocation doit être notifiée au syndic.

A qui le syndic doit-il adresser les convocations ?

Tous les copropriétaires doivent être convoqués, si un seul d'entre eux est omis, la nullité de l'assemblée est encourue (Cass. 3è Civ.17 juillet 1975) . Le copropriétaire non convoqué peut, pour sa part, invoquer cette nullité pendant dix ans (art.42 de la loi du 10 juillet 1965) . C'est au syndic de rapporter la preuve de la régularité des convocations (Cass. 3è Civ. 9 novembre 1994) . Il doit pour ce faire, conserver les accusés de réception et tous autres documents attestant de la remise de la convocation à son destinataire (CA Paris, 23e Ch., 14 janvier 1994) .

Quelques exceptions :

• lorsque le règlement de copropriété a prévu des parties communes spéciales ou des répartitions de charges spéciales, en ce cas, seuls les copropriétaires ayant des droits dans ces parties communes ou participant à ces charges seront convoqués.

• lorsqu'une société d'attribution (société immobilière) est propriétaire de lots, la convocation doit être adressée à chaque associé (art. 12 du décret du 17 mars 1967) . pour toutes les autres sociétés, elles sont représentées par leurs responsables légaux  ou par une personne disposant d'une délégation de pouvoir en bonne et due forme.

• lorsqu'un lot  est en indivision ou grevé d'usufruit, le syndic doit en principe être prévenu. Si le règlement de copropriété ne prévoit pas de règles particulières pour les modalités de convocation, les indivisaires seront convoqués en la personne de leur mandataire(art. 23 al.2 de la loi du 10 juillet 1965) s'ils ont fait connaître au syndic son nom et adresse sinon chacun d'eux sera convoqué individuellement. A défaut de désignation d'un mandataire par les concernés le syndic devra saisir le juge de grande instance du lieu de situation de l'immeuble afin qu'il désigne un mandataire.

• lorsqu'un contrat de location-accession est conclu relativement à un lot régi par la loi n°84-595 du 12 juillet 1984  , le droit de vote appartient en principe à l'accédant (subrogé dans tous les droits et obligations du vendeur en vertu de l'art. 32 al.1er de la loi du 10 juillet 1965) . Il est recommandé en pratique de convoquer tant le vendeur que l'accédant.

Dans le cas d'époux copropriétaires, des distinctions doivent être opérées :

• sous le régime de la communauté --> les deux époux ont des pouvoirs égaux sur le lot. Mais il ne peut être envisagé de les convoquer l'un et l'autre à l'assemblée. On autorise la présence de celui qui n'est pas convoqué mais en principe, il ne devra pas prendre part ni aux débats, ni aux votes.

• sous le régime de la séparation de biens --> si le lot appartient à un seul des époux, c'est celui-ci et lui seul qui peut être convoqué à l'assemblée. si le lot est indivis entre les deux époux, ce sont les règles applicables en matière d'indivision qui vont jouer.
  
  Lorsque deux époux sont propriétaires en propre chacun d'un lot différent dans la copropriété, ils doivent être convoqués chacun séparément.

  Enfin, si des concubins ou des époux mariés sans contrat ont acquis ensemble un logement, il s'agit d'un bien commun, ils seront convoqués conjointement.

Les accès aux assemblées

La réunion des copropriétaires en assemblée générale est une réunion privée à laquelle les personnes étrangères au syndicat ne peuvent assister sans l'autorisation de l'assemblée (TGI Paris, 25 mai 1988) . S'il n'y a pas d'opposition, l'assistance d'un tiers à l'assemblée ne saurait entraîner sa nullité.

Comment est transmise le convocation ?

La convocation s'opère par lettre recommandée avec accusé de réception ou remises contre récépissé ou émargement (art. 63 du décret du 17 mars 1967) .

Le contenu de la convocation

La convocation doit contenir : (art.9 du décret du 17 mars 1967)

• l'indication du lieu de réunion

• l'indication de la date et de l'heure de la réunion

• l'indication de l'ordre du jour de la réunion

• l'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles sont arrêtées par l'assemblée générale en application del'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 .

Toutes les mentions susvisées sont prescrites à peine de nullité de l'assemblée. Le texte n'exige pas que la convocation soit signée du syndic et une convocation non signée n'entraîne donc pas la nullité de l'assemblée (Cass. 3e Civ. 9 juillet 1986), mais cette signature permet d'attester que la convocation a bien été délivrée par une personne qui a la qualité pour le faire.

 Le lieu de la réunion

L'assemblée se réunit en principe dans la commune de la situation de l'immeuble (art.9 du décret du 17 mars 1967), mais le règlement de copropriété peut en décider autrement. A défaut de stipulation du règlement, le lieu de la réunion peut être fixé par l'assemblée à la majorité de l'article 24 (Cass. 3e Civ. 10 juin 1970). Elle peut se tenir aussi bien dans l'appartement d'un copropriétaire que dans le bureau du syndic.

 L'ordre du jour de l'assemblée

L'ordre du jour doit préciser chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Chaque question doit faire l'objet d'un vote distinct. L'ordre du jour doit présenter des résolutions claires et précises, les formules vagues (par exemple "problèmes des parties communes") ou équivoques ne satisfont pas aux exigences du texte. Il n'est pas interdit de mettre à l'ordre du jour "des questions diverses", mais elles ne donneront pas lieu à un vote de l'assemblée (réponse ministérielle du 6 décembre 1974).

Toute question qui ne figurerait pas à l'ordre du jour pourrait être débattue, mais ne saurait faire l'objet d'un vote, et une résolution adoptée sur un point ne figurant pas à l'ordre du jour serait nulle.

Si rien n'interdit de faire figurer en regard de chaque délibération la majorité à laquelle elle doit être adoptée, rien dans la loi ne l'impose (Rép. min. 11 décembre 1995) .

C'est à la personne qui convoque que revient le soin d'établir et de rédiger cet ordre du jour mais le conseil syndical ou un copropriétaire peut exiger que l'assemblée se prononce sur une ou plusieurs questions. Le mieux est d'informer le syndic ou le conseil syndical de votre intention plusieurs mois à l'avance.

  La possibilité de compléter l'ordre du jour (art. 10 du décret du 17 mars 1967)

Mais vous pouvez encore le faire dans les six jours suivants la réception de la convocation par lettre recommandée avec avis de réception (les six jours sont comptés à partir du lendemain de la présentation de la lettre R.A.R. de convocation et vont jusqu'à la date de réception par le syndic). le propriétaire qui formule la demande d'inscription de questions supplémentaires à l'ordre du jour, doit préparer les projets de résolution qu'il souhaite voir soumettre à l'assemblée. Le syndic est tenu de notifier ces questions aux copropriétaires cinq jours au moins avant la date de l'assemblée. Le syndic n'a pas a juger de l'opportunité ou de la validité des questions  (TGI, Marseille 4 mars 1969) . Les frais relatifs à l'ordre du jour complémentaire constituent des charges communes générales de copropriété à répartir entre tous les copropriétaires (CA Paris 10 juillet 1986)

 Les pièces à joindre à la convocation

l'article 11 du décret du 17 mars 1967 précise quels documents annexes doivent être joints à la convocation afin que les copropriétaires puissent prendre leurs décisions en toute connaissance de cause. Le non respect de cette règle entraîne la nullité du vote, même si les copropriétaires peuvent avoir accès à des documents par ailleurs (loi du 10 juillet 1965 art. 14-3, 22 et 42, et décret du 17 mars 1967 art. 17 et 18)

Approbation des comptes : comptes des recettes et des dépenses, le compte des recettes et des dépenses de l'exercice écoulé, un état des dettes et des créances et la situation de trésorerie. En cas de compte séparé, le montant du solde bancaire de la copropriété.

Budget à venir : prévisions de dépenses de fonctionnement courant avec un tableau comparatif du budget précédent; Les travaux importants sont sortis du budget et présentés sur une ligne à part.

Travaux et transactions : les devis ou projets de contrats ou leurs "conditions essentielles", ce qui signifie que la copie intégrale des devis n'est pas indispensable, mais que les données communiqués doivent permettre de comparer les devis. Si le vote porte sur des travaux aux seuls frais d'un ou de plusieurs copropriétaires , le projet de résolution est suffisant.

Notification de tous les projets su lesquels l'assemblée devra se prononcer : le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes.

Les avis rendus par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l' art. 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Quels sont les délais de convocation ?

Les convocations doivent parvenir aux copropriétaires quinze jours avant la tenue de l'assemblée générale (art. 9 du décret du 17 mars 1967). Le règlement de la copropriété peut prévoir un délai de convocation plus long, mais il ne peut pas réduire ce délai légal. Le délai légal se calcule selon les prescriptions des articles 641 et 642 du nouveau code de procédure civile, en conséquence le jour de la notification ne compte pas, le délai commence à courir le lendemain.

Il existe deux exceptions à cette règle du délai minimal :

• en cas d'urgence, le délai légal n'a plus a être respecté. Aucun délai n'est alors fixé par la loi, qui n'indique pas non plus quels sont les cas d'urgence. L'opportunité de convoquer d'urgence et le délai de convocation doivent dès lors être appréciés par le syndic, en fonction des circonstances de chaque cas d'espèce. Il faut donc distinguer, l'urgence de convenance, de l'urgence véritable qui doit concerner la copropriété tout entière. Il n'y a pas à justifier de l'urgence dans la convocation elle-même (mais il est recommandé qu'elle soit invoquée et motivée) . Cette justification peut être apportée a posteriori , soit à l'occasion de la tenue de l'assemblée, soit même devant le tribunal si l'assemblée est contestée (CA Paris, 19e Ch.15 décembre 1997) .

• lorsqu'il s'agit de convoquer une nouvelle assemblée en vertu de l'art. 25, dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 . Pour une seconde assemblée appelée à voter à majorité réduite sur le même ordre du jour que la précédente, la convocation peut être adressée sous huit jours.

Dossier réalisé par le mon-immeuble.com